Come si crea un buon preventivo

Il lavoro da Web Designer freelance non comporta solamente la realizzazione di un sito ma tutta una serie di dinamiche e salvaguardia per potersi approcciare al cliente in maniera corretta, proteggersi da eventuali imprevisti in corso d’opera, realizzare preventivi, contratti e pianificazioni in maniera professionale, emettere fatture, compilare f24 di pagamenti. Insomma, in parole povere, non siamo dei dipendenti che ricevono la busta paga a fine mese e men di meno abbiamo, collaborazioni escluse, un’agenzia dietro le spalle che si occupa di tutto quello che esula dalla semplice realizzazione del sito in se.

Se escludiamo poi il fatto che i clienti ce li dobbiamo anche trovare e mantenere nel tempo per creare un portfolio una dovuta formazione è necessaria al di là delle competenze tecniche. Lavorare con criterio e professionalità ci permette poi di avere un ritorno di nuovi cliente previo passaparola o semplicemente (si fa per dire) per esserci costruiti una buona nomea nel corso degli anni.

Per oggi ci limitiamo a soffermarci sul fattore preventivo, parleremo di altre dinamiche in prossimi post. Un buon preventivo deve essere ordinato e completo nelle sue parti sia visivamente che nei contenuti. Giocare al ribasso con i prezzi per battere la concorrenza nella maggioranza dei casi ci porterà a lavorare in perdita non dobbiamo mai quindi sottovalutare una serie di fattori e un costo adeguato alla progettazione.

Il rischio di azienda è l’investimento a perdere che facciamo nel momento in cui dedichiamo tempo e benzina per incontrare il cliente prima del preventivo ma questo passaggio ritengo sia assolutamente fondamentale per conquistare la fiducia delle persone; non guadagniamo nulla e se non va in porto ci avremo semplicemente rimesso ma fa parte del mestiere e lo dobbiamo trattare come tale. Una buona progettazione del lavoro prima del preventivo ci salverà da prezzi non adeguati. Preventivo naturalmente inteso senza impegno.

Nel preventivo dobbiamo essere precisi, lasciare qualsivoglia voce al caso potrebbe metterci nelle condizioni di soddisfare richieste del cliente che andrebbero valutate con costo aggiuntivo; spieghiamo bene quello che faremo ma anche quello che non faremo.

Particolare attenzione ai tempi di consegna da dichiararsi sempre con largo margine e dopo la consegna da parte del cliente del materiale necessario; se il sito rimane fermo 1 anno perché non avete ricevuto testi o immagini definitive non sarà colpa vostra. Dalla consegna effettiva avrete quindi ancora per contratto un discreto lasso di tempo per la consegna. Questo step va previsto in base alla mole di lavoro che potremmo avere in quel momento mentre magari, alla presa in carico, avevamo decisamente più tempo da dedicare al progetto.

Definite con attenzione il numero di modifiche previste specificando che oltre un tot avranno un costo orario o perderete il sonno e il fegato a rispondere a email su email dei clienti che vi andranno a subissare di richieste anche di una certa entità che ritengono comprese nel prezzo. L’approvazione della bozza grafica significa che il sito esce così, non deve essere previsto che venga rivoluzionato in corso d’opera mantenendo il prezzo pattuito. Per piccole modifiche ritengo sia buona cosa farle gratuitamente perché non abbiamo la verità assoluta in fase di esecuzione.

Ricordiamo sempre di chiedere al cliente se gradisce che il sito sia presente nel nostro portfolio; per motivi che esulano dalla mia comprensione, dato che il mio portfolio genera sicuramente traffico verso il sito stesso e quindi oltre a essere un vantaggio per me in quanto se il lavoro è buono può portare altri clienti potrebbe comunque avvicinare potenziali clienti all’azienda stessa, non a tutti è gradita questa cosa. Il nostro brand nei credits quindi va approvato e mai dato per scontato.

Il diritto di recesso è fondamentale in quanto ci tutela da un rapporto con un cliente con cui dopo un po’ non si viene a creare la giusta empatia per un buon proseguimento del lavoro. Questo prevede naturalmente la restituzione dell’acconto ma consiglio però di fissare già in preventivo un limite massimo di tempo dopo il quale non saremo tenuti a restituirlo; il motivo è semplice: se il cliente non è soddisfatto e decide di far proseguire il lavoro a terzi dopo 3 mesi che ci siamo sopra abbiamo comunque il diritto di non rimetterci in quanto potrebbero essere molteplici le cause di questa decisione per la scissione del contratto e non per forza dipese da noi.

Ultimo ma non ultimo definire le modalità di pagamento nella maggior parte dei casi da suddividere al 25% del totale alla presa in carico, 25% alla consegna della bozza grafica e, assolutamente, saldo prima della messa online definitiva. Questo ci tutela dal dover emettere fatture che ci vengano saldate a distanza di diversi mesi e per le quali magari abbiamo già dovuto pagare le tasse al governo. Ci tutela dal lavorare gratis per diversi mesi e fa la differenza tra salvare la nostra attività o fallire miseramente se non abbiamo comunque altre entrate che ci permettano di sostenere i costi dell’INPS o semplicemente vivere. Sappiamo in partenza che il governo non ci è di grande aiuto per tenere viva la nostra attività e sta solo a noi giocarcela nel modo corretto.

Mettiamo in preventivo (non al cliente ovviamente) che la nostra attività andrà forse in pari se non in perdita il primo anno e il secondo potrebbe illuderci se le cose cominciano a ingranare. State accorti e fate passi mirati e se son rose fioriranno.